PSYCHOMETRIA W REKRUTACJI I SELEKCJI

To, czy dana osoba sprawdzi się w Twojej organizacji nie zależy wyłącznie od jej talentów, ale od tego, czy te talenty są Twojej firmie potrzebne oraz od tego, jak te talenty ocenią koledzy i klienci zatrudnianej osoby.

Rekrutacja jest odpowiedzialnym i kluczowym dla budowania zaangażowania pracowników zajęciem.
Harvard Business Review podaje, że przyczyną 80% fluktuacji kadr są błędy rekrutacji.

Zatrudnienie niewłaściwej osoby jest bardzo kosztownym błędem. Amerykański Departament Pracy podaje, że koszt zastąpienia pracownika wynosi ok. 1/3 jego rocznego wynagrodzenia. W tę kwotę wliczono jedynie łatwo policzalne koszty: rekrutacji, szkolenia oraz niższej produktywności w okresie wprowadzania nowego pracownika na dane stanowisko. Jeśli do tego doliczymy straty poniesione z tytułu spadku motywacji odchodzącego pracownika, spadku motywacji innych członków jego zespołu, koszty utraty klientów, kontraktów, koszty wakatu oraz koszty czasu pracy osób prowadzących rekrutację i szkolenia nowego pracownika dojdziemy do kwoty, która jest porównywalna z rocznym wynagrodzeniem odchodzącej osoby. Na dodatek – czym wyższa jest pozycja pracownika w firmie, tym większa jest strata spowodowana jego odejściem. Zastąpienie menedżera najwyższego szczebla kosztuje firmę więcej niż jego dwa roczne wynagrodzenia.
Od osób przeprowadzających procesy rekrutacji oczekuje się obecnie poszukiwania i zatrudniania talentów – tyle tylko, że słowo talent jest słowem o bardzo wielu znaczeniach i w przypadku każdej nowej rekrutacji oznacza coś zupełnie innego. To, co jedna organizacja uznaje za talent, dla drugiej może oznaczać kompletny brak dopasowania. Można być uznanym za talent przez jednego szefa, czy też zabłysnąć w jednej fazie rozwoju firmy, a po zmianie warunków otrzymać wypowiedzenie.

W procesie rekrutacji poszukiwanie talentów jest podobne do układania puzzli i zawsze polega na dobrym dopasowaniu.

Jakie błędy najczęściej popełniamy prowadząc procesy rekrutacji?

1. Najczęściej popełnianym i najbardziej istotnym błędem jest źle przeprowadzona analiza stanowiska pracy, co prowadzi do ustalenia niewłaściwego lub niejasnego profilu poszukiwanej osoby. Jeśli nie wiesz, kogo szukasz nie masz najmniejszej szansy, aby znaleźć odpowiednią osobę.

Dobry profil idealnego kandydata to taki, który określa cechy osobowości pracownika potrzebne do tego, aby praca na danym stanowisku wykonywana była w efektywny sposób. Przy tej okazji wypisujemy trudne sytuacje, z którymi musi sobie poradzić nowo zatrudniana osoba. Ustalenie przez wszystkie osoby decydujące o zatrudnieniu pracownika wspólnych kryteriów i nadanie im właściwych wag sprawia, że proces rekrutacji jest krótszy i bardziej efektywny. Dopiero wtedy, gdy wiesz, jakich talentów poszukujesz możesz wybrać metody poszukiwań, które należy zastosować.

  • Jeśli kilka osób, które decydują o zatrudnieniu odpowiedniego kandydata ma zupełnie różną wizję na temat tego, kogo chcą zatrudnić – nigdy nie uda Ci się znaleźć właściwej osoby, która będzie odpowiadała wszystkim decydentom. To jest oczywiste, niby wszyscy to rozumiemy – zadziwia jednak fakt, jak rzadko firmy zadają sobie trud, aby właściwie ustalić profil idealnego kandydata. Menedżerowie znacznie chętniej i dłużej rozmawiają na temat modelu samochodu służbowego, którym będą jeździć, niż na temat profilu osoby, którą chcą zatrudnić.
  • W praktyce profil idealnego na dane stanowisko pracownika buduje zespół ekspertów, czyli zespół osób dobrze znających wymagania danego stanowiska. Eksperci ustalają profil osobowy, konieczne i pożądane umiejętności i postawy idealnego kandydata. Następnie osoby rekrutujące poszukują kandydatów, którzy najlepiej odpowiadają określonym kryteriom. Ważnym jest, aby metody i narzędzia, których używasz w proceach rekrutacji skutecznie profesjonalnie i systemowo wspierały tworzenie profilu idealnego kandydata.

2. Wykorzystywanie niewłaściwych metod i narzędzi lub niewystarczającej liczby metod i narzędzi do badania dopasowania.
Rekrutacja nie jest procesem prostym i nie można w tym procesie polegać na jednej metodzie lub na jednym narzędziu. Najczęściej popełnianym błędem jest traktowanie rozmowy kwalifikacyjnej, jako głównego narzędzia w rekrutacji. Jak wykazują intensywne badania prowadzone przez John i Rhonda Hunter na Uniwersytecie w Michigan sama rozmowa kwalifikacyjna zwiększa prawdopodobieństwo zatrudnienia właściwej osoby jedynie o 2%.

3. Brak dobrze zrobionej wstępnej selekcji kandydatów. Jeśli na rozmowy zapraszasz niewłaściwe osoby nie masz szansy na zatrudnienie „najlepszego” kandydata.
Dobrze przeprowadzona wstępna selekcja kandydatów polega na:

  • przeprowadzaniu wstępnych rozmów telefonicznych z kandydatami
  • przeprowadzeniu badania dopasowania osobowości zawodowej kandydatów do danego stanowiska jeszcze przed rozmową kwalifikacyjną – dzięki tego typu badaniom skracasz czas i znacząco zwiększasz skuteczność rekrutacji
  • ustaleniu z kandydatami oczekiwań wobec wynagrodzenia oraz zakresu odpowiedzialności.

4. Brak planowania procesu rekrutacji i profesjonalnego przygotowania rozmowy kwalifikacyjnej (jak będzie prowadzona rozmowa, kto i co ocenia, jak będą przekazywane informacje, kto podejmuje decyzje, jakie kryteria są dla nas ważne i jakie wagi im nadajemy).

5. Dobieranie kandydata na podstawie „chemii – czubka nosa – intuicji”, a nie kwalifikacji, doświadczenia czy dopasowania osobowości kandydata do zadań, które ma wykonywać.

6. Zbyt mała „pula” kandydatów i decydowanie się na najlepszą spośród badanych w danym czasie osób. Często znacznie rozsądniej jest nie zatrudniać żadnej osoby, niż zatrudnić nieodpowiednią do danej roli osobę. Bardzo istotnym jest, aby w ogłoszeniach dotyczących poszukiwania pracowników używać właściwych przymiotników opisujących idealnych kandydatów – i w tym również mogą Ci pomóc profesjonalne narzędzia psychometryczne. Często używanie w ogłoszeniach niewłaściwych słów stanowi barierę powstrzymującą przesyłanie aplikacji na dane stanowisko przez dobrze pasujące do niego osoby.

Jak możesz eliminować tego typu błędy?

Przystępując do procesu rekrutacji analizujemy bardzo wiele elementów, które trzeba wziąć pod uwagę podczas poszukiwania i zatrudniania odpowiedniej osoby. Jeśli dobrze dokonasz analizy stanowiska – znacząco zwiększasz prawdopodobieństwo sukcesu całego procesu rekrutacji. Obowiązuje tu zasada 5P – Prawidłowe Przygotowanie Przeciwdziała Partaczeniu Procesu. Kluczowym jest zrozumienie wymagań stanowiska pracy. Zadawaj sobie w tej fazie następujące pytania:

  • Jaka wiedza, kompetencje specjalistyczne i doświadczenie są niezbędne na tym stanowisku?
  • Jaka wiedza, kompetencje i doświadczenie są przydatne na tym stanowisku?
  • Jakie cechy mają ludzie, którzy osiągają sukcesy na tym stanowisku?
  • Co powoduje, że ci ludzie odnoszą większe sukcesy niż inni?
  • Jakie najważniejsze cele ma zrealizować w pierwszym okresie swojej pracy?
  • Jakie mogą być jej cele za rok, dwa…?
  • Co jest trudne na tym stanowisku?
  • Jakie zachowania są często wymagane i oczekiwane na tym stanowisku?
  • W jakich warunkach będzie pracować dana osoba?
  • Jakich klientów będzie obsługiwać?
  • Jakim budżetem będzie dysponować?

Rekrutacja jest procesem – czym wyższe jest stanowisko, na które rekrutujesz, tym bardziej rygorystyczne powinny być zasady tego procesu.
Im więcej metod i narzędzi włączysz w proces rekrutacji, im lepiej dobierzesz te narzędzia – tym bardziej zwiększasz szanse sukcesu tego procesu. Wykorzystywane narzędzia powinny mierzyć dokładnie to, czego Ty poszukujesz i na dodatek powinny mierzyć to w precyzyjny, profesjonalny i dopasowany do potrzeb Twojej organizacji sposób. Sztuką jest dobranie właściwych metod badania dopasowania, zasadą jest to, że nie można polegać na jednej metodzie – trzeba je umiejętnie łączyć. Rekrutacja jest procesem, który nie musi być ani drogi ani bardzo skomplikowany, ale musi być dobrze zaplanowany.

Testy osobowości zawodowej są dobrym wskaźnikiem przyszłych sukcesów oraz wyników w pracy wtedy, gdy dokonuje się analizy stanowiska i bada się dzięki nim dopasowanie osobowości kandydatów do określonych wymagań organizacji. Prowadzone przez wiele lat badania wiarygodności stosowania tych narzędzi (Schmidt, F. & Hunter, J. (1998)The Validity and Utility of Selection Methods in Personnel Psychology: Practical and Theoretical Implications of 85 Years of Research Findings. Psychological Bulletin, 124, 262-274)
w procesach rekrutacji i selekcji wskazują, że współczynnik korelacji ich wyników z wynikami pracy osiąganymi przez wybranych na ich podstawie pracowników może wynosić 0,15 – 0,41.
Aby test osobowości spełniał dobrze swoją rolę w rekrutacji usi być badaniem normatywnym – umożliwiającym porównywanie ludzi między sobą i precyzyjne badanie dopasowania.
Jak wykazały badania prowadzone w 2005 roku na Uniwersytecie w Minesota (Ones, Viswersvan & Dilchert, 2005) – jeśli dokonuje się komputerowych porównań dopasowania osobowości kandydatów do określonych wcześniej wymagań organizacji – współczynnik wiarygodności testów osobowości wzrasta do 0,4 – 0,5.
Każdorazowo dbaj o dobre dopasowanie, gdyż właściwa osoba może przynieść Twojej firmie zyski wielokrotnie większe niż koszty jej wynagrodzenia, natomiast pomyłka w procesie rekrutacji kosztuje Twoją organizację od 3 do 24 wynagrodzeń tej osoby.

Umiejętności i doświadczenia sprawdzamy poprzez umiejętnie skonstruowane wywiady sytuacyjne i behawioralne. Zadajemy podczas rozmów rekrutacyjnych pytania, jak kandydat poradziłby sobie z określoną sytuacją (są to pytania sytuacyjne), lub jak radził sobie z takimi sytuacjami w przeszłości, (są to pytania behawioralne).

Jeśli jednak na tego typu analizach zakończysz swoje przygotowania do rozpoczęcia procesu rekrutacji stwarzasz dużą szansę, że prowadzony przez Ciebie proces rekrutacji stanie się kolejnym potwierdzeniem znanej reguły:

„Firmy zwykle zatrudniają ludzi ze względu na ich kompetencje, a zwalniają ze względu na ich osobowość”.

Potrafimy nauczyć ludzi bardzo wielu rzeczy, potrafimy nawet wpływać na zmianę ich zachowań i postaw, ale nie potrafimy zmieniać ich osobowości. To, czy człowiek będzie odczuwał motywację do pełnienia w organizacji określonej roli zależy głównie od dobrego dopasowania jego naturalnych predyspozycji i preferencji zachowań do tych, których oczekuje od niego organizacja. Jeśli to dopasowanie jest duże – pracownik będzie czuł satysfakcję z wykonywanej pracy i bez większego wysiłku będzie osiągał ustalone rezultaty. W takim przypadku „inspirowanie” do osiągania coraz lepszych wyników jest możliwe i niezbyt trudne. W przypadku dużego niedopasowania Twoje wysiłki zakończą się tym, że wcześniej, czy później będziesz powtarzać proces rekrutacji.

Jak sprawdzać, czy kandydat jest odpowiednią osobą dla Twojej organizacji?
Podczas zwykłego wywiadu nie jesteś w stanie w profesjonalny sposób zbadać dopasowania osobowości kandydata do wymagań stanowiska.

Badania dopasowania ludzi do ról w organizacji wspierają profesjonalne narzędzia – kwestionariusze osobowości zawodowej, które z jednej strony określają oczekiwania firmy wobec zachowań na danym stanowisku, z drugiej badają naturalne predyspozycje kandydatów do prezentowania właśnie takich zachowań, a następnie precyzyjnie mierzą istniejące dopasowanie. Niestety na naszym rynku istnieje bardzo wiele narzędzi, które nie powinny być do tego celu stosowane i które mierzą dopasowanie kandydatów do określonych stanowisk w bardzo mało precyzyjny i mało profesjonalny sposób. Przy wyborze narzędzia badającego dopasowanie kandydatów do określonych stanowisk sprawdź, czy brane pod uwagę przez Ciebie narzędzia:
uwzględniają dopasowanie kandydata do kultury organizacyjnej, zespołu oraz przełożonego,

  • pozwalają porównywać ludzi pomiędzy sobą,
  • mierzą pięć głównych aspektów ludzkiej osobowości,
  • badają poziom optymizmu, który ma niezwykle istotne znaczenie w osiąganiu sukcesów zawodowych na różnego typu stanowiskach,
  • w profesjonalny sposób wspierają proces prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych.

Profesjonalne narzędzia psychometryczne, których dobrym przykładem jest kwestionariusz osobowości zawodowej Facet5, przesuwają procesy rekrutacji bardziej w stronę nauki niż intuicji i sztuki. Kilkanaście lat doświadczeń w prowadzeniu rekrutacji na różnego typu stanowiska nauczyło mnie, że odczytywanie ludzkich osobowości za pomocą „czubka nosa”, intuicji i kilku wcześniej przygotowanych pytań nie sprawdza się i może przynieść firmie bardzo duże straty. Intuicyjne dopasowywanie osobowości kandydatów do zespołu może doprowadzić do bardzo poważnych problemów interpersonalnych.

Czym wyższe jest stanowisko i czym trudniejsze są wyzwania na tym stanowisku, tym większą rolę przy osiąganiu sukcesów zawodowych odgrywają inteligencja emocjonalna oraz osobowość pracownika. To właśnie osobowość jest najlepszym wyznacznikiem predyspozycji na określone stanowiska oraz potrzebnej na nim odporności na stres.

Sukces w pracy w dużej mierze jest uzależniony od właściwego poziomu optymizmu i ten element powinien być również poważnie brany pod uwagę w prowadzeniu procesów rekrutacji. Wiedza na temat osobowości pomaga zrozumieć potrzeby innych ludzi oraz znajdować najskuteczniejsze sposoby motywowania i wspierania ich w osiąganiu jak najlepszych wyników. Badania osobowości zawodowej pomagają nam w:
diagnozowaniu i rozwoju talentów pracowników;

  • przewidywaniu ich przyszłych sukcesów oraz trudności związanych z wykonywaniem określonych zadań;
  • zrozumieniu różnic zachowań, motywacji, postaw i aspiracji występujących pomiędzy ludźmi;
  • budowaniu efektywnych zespołów.

ODKRYWAJ MAŁE RÓŻNICE, KTÓRE MAJĄ WIELKIE ZNACZENIE.

Prawdziwą sztuką jest odkrywanie niewielkich różnic, które odgrywają istotne znaczenie – to właśnie dzięki małym różnicom odnosimy w życiu wielkie sukcesy.

Różnice pomiędzy ludźmi często są ważniejsze niż podobieństwa. Tymczasem łatwiej jest nam zauważać podobieństwa, gdyż nasz mózg łatwiej rozpoznaje to, co już zna i na podstawie tego, co zna tworzy projekcje innych elementów, których mu brakuje. W ten sposób często tworzymy nierealne wyobrażenia o innych osobach. To, co jest nam znane łatwiej jest nam zauważyć. A to właśnie różnice mają największe znaczenie.

Wielcy liderzy traktują ludzi indywidualnie – potrafią szybko dostrzegać i wykorzystywać różnice pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu. Tacy liderzy podchodzą do każdego z członków zespołu w inny sposób, znają talenty, aspiracje, możliwości, marzenia i problemy swoich podwładnych. Kierownik zarządza zespołem i traktuje wszystkich jednakowo, lider zarządza poprzez dostrzeganie różnic – podchodzi do każdego pracownika indywidualnie.

O oto mój prezent dla Ciebie – kilka ważnych pytań, na które warto poszukać odpowiedzi już na etapie prowadzenia rekrutacji:

  • Jakie są najważniejsze cechy, których Ty nie posiadasz, a które powinna posiadać osoba, którą chcesz zatrudnić?
  • Jakie zadania będziesz mógł/a w związku z tym delegować tej osobie?
  • Jak będziesz okazywać tej osobie, że doceniasz różnice pomiędzy Wami i jej niepowtarzalne talenty?
  • Czego musisz się nauczyć, aby właściwie motywować tę osobę?
  • Jak myślisz, co może najbardziej frustrować tę osobę?

Na te i inne pytania odpowiadają wyniki testów osobowości zawodowej Facet5.

Autor – Nina Sosińska – jest to fragment mojej nowej książki “Magia Motywacji”, która ukaże się za kilka miesięcy.